Inventário de estoque: o que é e como fazer?

A gestão do estoque é um dos pilares do e-commerce. Essa área do negócio pode garantir mais eficiência operacional ao organizar os produtos, facilitar o acesso interno a eles e indicar se há itens em falta ou em excesso. E, para realizar essas tarefas, o inventário de estoque é essencial.

Essa atividade se refere à contagem dos produtos em estoque. A inventariação, porém, é muitas vezes deixada de lado porque pode levar tempo ― e os gestores estão mais preocupados com as vendas do que com a organização do negócio.

Porém, organizar e verificar o estoque periodicamente pode trazer um controle muito mais preciso e evitar perdas para a loja virtual. Agora, então, vamos conhecer melhor a importância do inventário de estoque e ver algumas dicas para tornar esse trabalho mais eficiente. Confira:

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque consiste no levantamento dos produtos armazenados pela empresa. No registro dessa contagem, devem constar os valores e informações que permitam a devida identificação de mercadorias, produtos em fabricação, matérias-primas, bens em almoxarifado e produtos acabados existentes.

Essa tarefa costuma ser realizada periodicamente para verificar se o controle da empresa está alinhado à quantidade real de itens. Ou seja, o objetivo é se certificar de que a loja realmente possui o estoque que acredita ter.

A inventariação regular permite manter o controle atualizado e o estoque organizado. Dessa forma, a empresa consegue atender melhor os consumidores, por agilizar a remessa de produtos e cumprir os prazos prometidos, além de evitar a ruptura de estoque (quando o produto está indisponível no momento da compra pelo cliente). Outra vantagem é reduzir as perdas do negócio, já que o inventário identifica se houve extravios e permite que os gestores ajam para corrigir o problema.

Além da importância gerencial, o inventário também tem uma função contábil. No final de cada exercício (geralmente a cada ano), as empresas devem apresentar o Livro Registro de Inventário, com a relação de todos os itens que estão em sua posse. Caso não apresente esse levantamento à Receita Federal, o negócio fica sujeito a multas.

Como fazer o inventário de estoque?

Contar os itens em estoque pode não ser uma tarefa tão complicada quando o e-commerce tem uma linha enxuta de produtos. Porém, lojas virtuais de médio e grande porte podem levar tempo (e, com isso, gastar dinheiro) para fazer a contabilização completa.

Mas, independentemente do porte do negócio, a inventariação é importante ― e, como vimos, é também obrigatória para fins contábeis. Então, vamos ver agora algumas dicas para cumprir essa tarefa com mais eficiência:

Utilize uma classificação para o estoque

Antes de começar a contagem, é essencial organizar o estoque físico de acordo com algum tipo de classificação para facilitar a inventariação. Pode ser por departamentos, categorias, tamanhos, cores ou o que fizer mais sentido para a sua loja. Essa classificação pode ser definida no momento do cadastro dos produtos na plataforma de e-commerce, que serve também para a organização de filtros e categorias da loja virtual.

Defina a periodicidade do inventário de estoque

As empresas devem enviar o registro de inventário anualmente à Receita. Porém, para fins gerenciais, esse trabalho pode ser realizado em ciclos mais curtos, como a cada semestre, trimestre, semana ou até dia. Assim, se você identificar uma incongruência, por exemplo, precisará analisar apenas o último período inventariado, não as movimentações do ano inteiro.

Defina o conjunto de bens inventariados

Se você tiver um estoque numeroso, inventariar todos os itens frequentemente se torna inviável. Nesse caso, o inventário de estoque pode ser realizado por conjuntos. Isso pode ser feito de acordo com a classificação do cadastro de produtos (por categoria, tamanho, cor etc.) ou pela importância (inventariar os itens mais importantes em ciclos mais curtos).

Escolha dias adequados

Como a inventariação pode demorar, escolha dias ou horários de menor movimento. Esse trabalho pode ser feito em um fim de semana, feriado ou fora dos horários de pico (na madrugada), por exemplo. O ideal é que não haja vendas ou entregas nesse período, para evitar interrupções no processo de contagem.

Trabalhe com mais uma pessoa

Realize esse trabalho em duplas ou até grupos. Isso é importante para garantir que não existam falhas na contagem, já que duas ou mais pessoas podem checar se chegaram ao mesmo número. Além disso, o processo também pode ser organizado de maneira que uma pessoa organize o estoque e outra faça a contagem, o que torna o trabalho mais ágil e eficiente.

Defina uma rota para a inventariação

A inventariação também fica mais eficiente se você definir uma rota para a contagem. E, se houver alguma pausa no trabalho, o responsável deve identificar em que ponto da rota deve continuar o levantamento. Dessa maneira, você consegue saber o que já foi e o que ainda não foi inventariado.

Utilize a tecnologia para inventariar o estoque

A contagem com papel e caneta tem grandes chances de erros, não é? Então, utilize a tecnologia para evitar falhas e agilizar o levantamento. Existem aplicativos (inclusive para celulares e tablets) que emitem e fazem a leitura de códigos de barras, etiquetas RFID e cartões magnéticos e coletam os dados automaticamente.

Verifique os dados do sistema de controle de estoque

Depois de fazer a contagem no estoque físico, é hora de checar se os dados coincidem com o sistema de controle de estoque no seu software de e-commerce. É nesse momento que você identifica se há diferenças, que podem acontecer por extravios, falha no cadastro de produtos ou nas baixas do estoque, entre outras questões.

Realizar o inventário de estoque pode ser um pouco trabalhoso. Mas essa atividade deve entrar na sua rotina se você quiser garantir mais precisão no seu controle e diminuir as chances de perdas para o seu negócio. Afinal, o estoque da loja faz parte do patrimônio da empresa e merece todo cuidado.

E você, já costuma fazer o inventário de estoque da sua loja virtual? Tem alguma dica para outros lojistas? Conte sobre a sua experiência nos comentários abaixo!