5 dicas para evitar perder tempo com o cadastro de produtos

Conhecer 5 dicas para evitar perder tempo com o cadastro de produtos faz toda a diferença quando você quer otimizar o processo logístico de sua empresa e fazer com que não haja desperdício de recursos.

Afinal, quando não há controle correto do estoque, você terá dificuldade de encontrar os produtos no sistema, manter os dados atualizados e até mesmo ter certeza sobre a entrada e saída de mercadorias da sua loja.

Se quer saber como resolver todas essas questões e fazer um cadastro de produtos acertado, continue lendo e aprenda com as informações a seguir.

1. Defina um processo de cadastro de produtos

Pense bem, quando chega um novo estoque à sua empresa, qual a reação dos funcionários? Eles já sabem como lidar com a mercadoria e o que fazer com elas para que integrem o sistema da sua loja? Ou será que simplesmente pegam aqueles produtos e começam a colocar na vitrine, ou mesmo no galpão, sem o devido cuidado com o registro dos mesmos na relação de mercadorias da empresa?

Se não existe um processo definido para cadastro de produtos, é preciso que isso seja feito antes de qualquer outra questão. Alguns pontos fundamentais nisso são:

• separar os produtos por tipo. Se você vende roupas, por exemplo, separe por camisa, bermuda, bonés etc.;
• registrar a unidade das mercadorias (peso, tamanho, quantidade etc.);
• elenque os produtos por marca e fornecedor, isso ajudará quando o cliente estiver buscando por um produto preferencial, e você a resolver quaisquer problemas caso precise procurar o fornecedor;
• conte com fotos, pois elas ajudam na identificação dos produtos e facilidade no momento de encontrá-los;
• estamos na era digital. Evite recursos limitados — como uma planilha no Excel — e se valha de softwares de gestão automatizada para facilitar o registro e a atualização do cadastro de produtos no seu negócio.

Esses são alguns aspectos elementares. Nos tópicos a seguir, vamos aprofundar como fazer para que eles sejam efetivados na sua empresa. Prossiga com a leitura para continuar aprendendo.

2. Conte com um bom software

Ficar restrito ao velho caderno de anotações não é mais a melhor estratégia, concorda? Em tempos digitais, você pode contar com alternativas que vão desde o armazenamento de dados em nuvem — que pode ser acessado de qualquer local — até a automação da organização da informação. Ou seja, facilitando processos diversos não cabe mais se limitar a métodos ultrapassados, não é mesmo?

Nesse sentido, contar com softwares que ofereçam a integração entre o sistema gerencial da sua loja física e a sua plataforma de e-commerce, tornam-se um diferencial e tanto.

Essa integração permite facilidades como por exemplo, importar o XML da nota fiscal de entrada dos produtos, enviando automaticamente esses produtos para o e-commerce. Isso dispensa a necessidade de recadastro e perda de tempo nos processos logísticos.

3. Padronize as informações

Lembra-se do que dissemos no primeiro tópico? Pois bem, se não há um processo definido para cadastro de produtos, é hora de você estipular como se dará isso. Algumas informações que não podem faltar e que podem servir como padrão em sua empresa são:

• nome do produto;
• nome da marca;
• descrição do produto (já deixe preparado essa informação para a loja virtual e escreva um texto bem redigido e atrativo para o consumidor);
• unidade (medida, tamanho, quantidade etc.);
• preço de custo;
• preço de venda;
• categoria (tipo de peça, como camisas, sapatos, feminino, masculino etc.);
• dados tributais, como ICMS, PIS/COFINS e demais tributações que possam estar embutidas em seus produtos;
• data de validade ou momento de retornar aquela mercadoria ao fornecedor;
• fotos;
• detalhes extras (se aquele produto está em promoção, qual valor do desconto etc.).

A partir do momento em que você passa a adotar o mesmo formato para todas as mercadorias da sua loja, podemos falar em padronização e de um processo logístico que pode ser otimizado para melhores resultados em sua gestão. Isso também facilitará enormemente no momento de emitir uma nota fiscal, sobretudo, no formato NF-e (nota fiscal eletrônica).

4. Separe por categorias e palavras-chave

Se você adotou um software de gestão não terá dificuldades de encontrar o produto que está procurando apenas digitando o nome da categoria a qual pertence ou mesmo uma palavra-chave que remeta a ele. Assim, você encontra não só a descrição dessa mercadoria como outros elementos importantes, como a foto do produto.

É nessas horas que fica claro por que o detalhamento é tão importante e como você pode utilizá-lo para ter uma gestão mais eficaz. No quesito foto, por exemplo, considere contar com uma plataforma de e-commerce que gera automaticamente imagens no tamanho correto, a fim de evitar a lentidão do seu site. Afinal, ter que realizar isso manualmente exige um tempo e habilidade que nem sempre você terá nos afazeres diários do seu negócio. Quão mais fácil for esse processo para você, melhor.

Em plataformas de e-commerce diferenciadas, é possível até mesmo importar as fotos por arquivos ZIP, mesmo que sejam imagens de diferentes produtos no arquivo compactado. A plataforma é capaz de identificar os produtos e já adicioná-los à mercadoria correta. Isso economiza um tempo considerável, pois dispensa a necessidade de adicionar foto por foto.

5. Use o código de barras

No momento de realizar o registro de novos produtos ou mesmo a atualização daqueles que já existem na loja, utilize o código de barras. Ele ajuda a evitar problemas tanto no controle de entrada e saída das mercadorias quanto ter que fazer um cliente esperar por determinado produto que não foi reconhecido pelo sistema no momento da venda.

Além disso, mesmo na gestão interna, o uso do código de barras facilita o esclarecimento sobre qualquer dúvida que se tenha sobre aquele produto.

Digamos que você queira saber qual foi o fornecedor ou mesmo o preço de custo daquela mercadoria: utilizando o leitor de barras, você acessa as informações detalhadas sobre aquele produto que estarão integradas ao sistema.

Como pode ver, é completamente possível desenvolver uma gestão mais eficiente do estoque de sua loja. Cuidar disso faz com que você otimize seu tempo e seus recursos, ao não deixar que desperdícios ocorram por conta de desorganização e falta de controle sobre os processos.

Se gostou de conhecer essas 5 dicas para evitar perder tempo com o cadastro de produtos, aproveite para entrar em contato conosco e conhecer as soluções que temos para você.