Inventário de estoque: o que é, como fazer e a relação com a Curva ABC

Inventário de estoque é o levantamento de todos os produtos que a empresa tem guardados, com as informações que identificam cada mercadoria: código, cor, marca, tamanho, categoria, quantidade e valor. Ele confirma se o que o sistema diz que existe está, de fato, na prateleira.

Essa atividade costuma ficar para depois porque toma tempo. Mas quem não faz o inventário acorda com ruptura de estoque, pedidos cancelados e clientes frustrados. E quando o inventário é feito junto com a Curva ABC, ele deixa de ser só uma contagem: mostra quais produtos merecem mais atenção, mais estoque e conferência mais frequente.

Neste guia você vê o que é o inventário, como fazer passo a passo, os tipos que existem e como usar a Curva ABC para decidir o que contar primeiro.

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é a contagem e o registro de todos os produtos armazenados pela empresa. No registro devem constar os valores e as informações que permitem identificar mercadorias, produtos em fabricação, matérias-primas, bens em almoxarifado e produtos acabados.

A tarefa é feita periodicamente para verificar se o controle de estoque do sistema bate com a quantidade real de itens. O objetivo é simples: ter certeza de que a loja possui o estoque que acredita ter.

Por que o inventário de estoque é importante?

• Mostra exatamente quais produtos estão em estoque e em que quantidade.
• Permite analisar o volume de cada produto e quais têm mais saída.
• Ajuda a decidir o que comprar mais e o que parar de comprar, evitando estoque parado em produtos de pouca saída. Para o que já encalhou, veja como eliminar o estoque parado.
• Mantém o cadastro da loja virtual alinhado ao estoque físico, o que evita vender o que não existe e reduz a ruptura de estoque.
• Identifica extravios e erros de baixa antes que o prejuízo se acumule.
• Cumpre a função contábil e fiscal, explicada a seguir.

Inventário de estoque e o balanço patrimonial

Além da importância gerencial, o inventário tem função contábil direta. O estoque contado no fim do exercício (em geral, em 31 de dezembro) é registrado no Livro Registro de Inventário, com a relação de todos os itens em posse da empresa.

Esse registro integra o balanço patrimonial: o estoque é um ativo circulante e precisa estar mensurado corretamente. Empresa obrigada a manter o livro e que não o escritura fica sujeita a multa.

Ou seja: não fazer o inventário não é apenas um risco operacional. É um risco fiscal.

Como fazer o inventário de estoque: passo a passo

Contar os itens não é complicado quando o e-commerce tem poucos produtos. Lojas de médio e grande porte precisam de um processo estruturado. Estas são as etapas:

1. Organize o estoque físico antes de começar

Antes de contar, organize. Classifique os produtos por categoria, tamanho, cor ou outro critério que faça sentido para o seu negócio. Essa classificação deve espelhar o cadastro na plataforma de e-commerce, para que a conciliação seja direta.

2. Defina a periodicidade do inventário

O registro fiscal é anual. Para a gestão do estoque, ciclos mais curtos funcionam melhor: semanal, quinzenal ou mensal. Quanto mais curto o ciclo, menor o esforço por rodada e mais rápido aparecem as diferenças.

3. Defina quais produtos serão inventariados

Se o estoque é grande, contar tudo com frequência fica inviável. Priorize por importância: produtos de alto giro, matérias-primas críticas e itens com histórico de perda merecem ciclos mais curtos. A Curva ABC é o jeito mais prático de fazer essa priorização.

4. Registre entradas e saídas com precisão

Um inventário preciso só é possível se as entradas e saídas forem registradas em tempo real. Cada compra recebida, cada venda expedida e cada devolução precisa estar no sistema antes da contagem. Se o registro estiver atrasado, o inventário vai acusar diferenças que não existem.

5. Use uma planilha de inventário ou um sistema integrado

Para quem está começando, uma planilha de inventário resolve: colunas de produto, código, quantidade contada, quantidade no sistema e diferença. Para quem já tem volume, um sistema integrado de controle de estoque elimina a planilha e automatiza a conciliação.

6. Use tecnologia para agilizar a contagem

A contagem com papel e caneta tem grande chance de erro. Aplicativos de leitura de código de barras, etiquetas RFID ou coletores de dados agilizam o levantamento e reduzem falhas. Um celular com leitor de código já resolve boa parte dos casos.

7. Escolha dias de menor movimento

Como a contagem pode demorar, escolha dias ou horários de menor fluxo: fim de semana, feriado ou fora do expediente. O ideal é não ter vendas ou recebimentos em andamento durante a contagem, para não contaminar os números.

8. Faça em dupla

Duas pessoas garantem que cada número foi conferido mais de uma vez: uma conta, a outra registra. O processo fica mais rápido e os erros diminuem.

9. Defina uma rota de contagem

Estabeleça uma rota física pelo estoque: começa no corredor A, vai até o fundo, volta pelo corredor B. Se houver pausa, marque onde parou. Assim você sabe exatamente o que já foi contado e o que falta.

10. Concilie com o sistema de controle

Depois da contagem física, compare com o controle de estoque no sistema e investigue cada diferença: extravio, erro de cadastro, baixa que não foi registrada. Esse passo transforma o inventário em ferramenta de melhoria contínua.

Tipos de inventário de estoque

Não existe um único modelo de inventário. Cada tipo tem finalidade e ritmo diferentes:

Inventário Geral

Levantamento de todos os itens do estoque de uma vez. Normalmente feito uma vez por ano, para fins fiscais (Livro Registro de Inventário), ou em troca de gestão. É o mais completo e o mais trabalhoso: lojas com muitos produtos podem precisar parar parte da operação.

Inventário Rotativo (Cíclico)

Em vez de contar tudo de uma vez, divide o estoque em grupos e conta um grupo diferente a cada período (semanal, quinzenal ou mensal). O estoque inteiro é coberto ao longo do tempo sem parar a operação. É o mais indicado para e-commerces com muitos SKUs, e é onde a Curva ABC entra: os itens A são contados com mais frequência.

Inventário por Amostragem

Conta apenas uma amostra representativa para estimar o estado geral do estoque. Útil para verificações rápidas ou estoques muito grandes. Tem menor precisão, por isso serve como checagem complementar, não como substituto do inventário completo.

Inventário Especial

Feito sob demanda quando há suspeita de desvio, furto, avaria ou erro sistemático no cadastro. Foca em um produto, categoria ou área específica, sem paralisar a operação.

O que é Curva ABC e qual a relação com o inventário?

A Curva ABC segue a mesma linha da análise de Pareto, ou regra 80/20: a ideia de que uma pequena parte das causas responde pela maior parte dos resultados. Aplicada ao estoque, é uma forma de classificar os produtos para descobrir quais são os mais importantes para a empresa. A análise costuma mostrar, por exemplo, que poucos produtos respondem pela maior parte do faturamento. Na curva A ficam os produtos mais relevantes, que somam cerca de 80% do faturamento; na curva B, os de relevância média, cerca de 15%; e o restante entra na curva C.

A relação com o inventário é direta: a Curva ABC diz onde um erro de contagem custa mais caro. Um produto A que some do estoque sem ninguém perceber vira venda cancelada no produto que mais fatura. Por isso, no inventário rotativo, os itens A são contados com mais frequência (por exemplo, todo mês), os B em ciclos intermediários e os C com menos frequência.

A Climba traz na plataforma de e-commerce a visualização da Curva ABC dos produtos vendidos, que ajuda a enxergar os produtos mais valiosos da loja virtual e a organizar o estoque deles.

Outros dados para analisar junto com a Curva ABC na Climba Commerce

• Quantidade de produtos vendidos: quais produtos estão saindo mais da sua loja virtual.
• Quantidade em estoque: se os mais vendidos estão ficando sem estoque, ou se algum produto tem muito estoque e pouca venda.
• Visitas: quais produtos os seus clientes mais visitam.
• Dias sem vendas: quais produtos estão parados há muito tempo no estoque e quais saem com mais frequência. Com essa lista, dá para montar campanhas com base no relatório de Curva ABC.
• Score: a pontuação da qualidade do cadastro de cada produto, criada pela Climba. Um produto que não vende bem pode estar com o score baixo. Na loja online, quem vende é o cadastro: boa descrição, bom título, boas fotos e vídeos aumentam o score e a taxa de conversão (veja como fazer a descrição de produto).

Então, aproveite a época de inventário para olhar também os seus produtos mais valiosos. Com o relatório da Curva ABC você sabe quais produtos precisam de estoque mais abundante e quais precisam de uma nova estratégia de venda para sair do fundo do estoque.

Perguntas Frequentes sobre Inventário de Estoque

Com que frequência devo fazer o inventário de estoque?

Para fins fiscais, uma vez por ano. Para a gestão, quanto mais frequente, melhor. O inventário rotativo (cíclico) cobre todo o estoque em ciclos mensais sem parar a operação. Para e-commerces menores, uma contagem mensal completa é viável.

Inventário de estoque é obrigação legal?

Para a maioria das empresas que vendem mercadoria, sim. Empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido escrituram o Livro Registro de Inventário. Micro e pequenas empresas do Simples Nacional que são contribuintes do ICMS também precisam manter esse livro (Resolução CGSN 140/2018, art. 63). O MEI é dispensado da escrituração de livros fiscais e contábeis (Resolução CGSN 140/2018, art. 106), mas o controle de estoque continua essencial para a saúde do negócio. Na dúvida, confirme com o seu contador.

Qual a diferença entre inventário e controle de estoque?

O controle de estoque é o registro contínuo das entradas e saídas no sistema. O inventário é a conferência física periódica que valida se o que está no sistema corresponde ao que existe fisicamente. Um depende do outro: sem controle de estoque atualizado, o inventário sempre vai encontrar divergências.

Como fazer inventário de estoque com muitos produtos?

Use o inventário rotativo (cíclico): divida os produtos em grupos e conte um grupo por semana, priorizando os itens da curva A. Assim o estoque inteiro é coberto ao longo do mês sem paralisar a operação. Use leitores de código de barras para agilizar a contagem e uma plataforma integrada ao ERP para automatizar a conciliação.

Qual a relação entre inventário de estoque e Curva ABC?

A Curva ABC classifica os produtos pela participação no faturamento: A são os poucos que respondem pela maior parte da receita, B os intermediários e C o restante. No inventário, ela define a prioridade de contagem: itens A conferidos com mais frequência, porque um erro neles custa mais vendas.

Inventário de estoque e a Climba: menos contagem manual

Inventário é trabalhoso quando o e-commerce depende de planilhas soltas e atualização manual. O problema não é a contagem em si: é a falta de um sistema que mantenha o estoque certo entre uma contagem e outra.

Na Climba Commerce, o estoque da loja virtual se conecta ao ERP da empresa. A Climba tem integração nativa com mais de 50 ERPs em todos os planos, com a troca de dados por arquivo TXT e por API. No Escalada e no Topo, entra o ERP Avançado, com permissões granulares. Quem também vende em marketplaces pode usar o ClimbaHUB (Acelerador Marketplace, à escolha no Escalada e adicional no Topo) para manter um estoque único entre a loja própria e os canais. Com o estoque sincronizado, o inventário vira conferência, não projeto de fim de semana.

Um exemplo da base de clientes: a Ativa Esportes dependia de marketplaces e atualizava o estoque à mão até 3 vezes por dia. Com a Climba, passou a sincronizar automaticamente loja física, marketplace e loja virtual, e o faturamento cresceu 510% do 1º semestre de 2020 para o 1º semestre de 2022 (veja o case da Ativa Esportes).

Quer ver como isso funciona na sua operação? Compare os planos da Climba e veja o que cada um inclui.